Artikeln beskriver hur du som administratör delar ut inloggningsuppgifter till nya användare, både personal, elever och vårdnadshavare. Detta gäller de skolor som använder vklass.se som inloggningsplats, med användarnamn och lösenord från Vklass. Viktigt:
- Använder din skola en annan lösning för inloggning, t.ex. BankID, Skolfederation, AD-konto eller dylikt är inte detta tillämpligt.
- Användare kan alltid själva beställa ett nytt lösenord på egen hand via länken ”Glömt lösenord?” på vklass.se. Administratörer kan generera nytt lösen till enstaka personer när som. De funktioner som beskrivs här används för att dela ut många inloggningsuppgifter på en gång, t.ex. vid läsårsstart.
Funktionen hittas under Skoladmin > Nya konton. Skicka ut uppgifter genom:
- E-post – Skickas till alla användare med e-postadress registrerad i Vklass.
- Utskrift PDF – Genererar en fil med alla inloggningsuppgifter som du kan skriva ut.
- E-brev – Skickar Postens eBrev till användarnas folkbokföringsadress.
- Skicka PDF till mentor – Skickar filen med alla inloggningsuppgifter till mentorns e-post. Detta förutsätter att mentorn har en giltig epostadress i Vklass.
Filmen nedan beskriver hur det hela går till.
Observera! Efter du gjort ett utskick är det viktigt att markera rutan ”Markera inloggningsuppgifter som utdelat” och klicka Ok. Detta för att nollställa antalet nya användare i Vklass så att det inte skickas uppgifter till dem även nästa gång du ska göra ett utskick. För att kunna göra utskicken sparas lösenorden även i klartext. Genom att markera dem som utdelade raderas de för ökad säkerhet.
När du gjort detta kan du alltså INTE skriva ut uppgifterna igen. Se därför till att alla användare fått sina uppgifter innan du markerar rutan. Om du ändå råkat göra detta kan du nollställa lösenorden för alla på skolan.
Mallar för inloggningsuppgifter
Du kan ändra hur pappret med inloggningsuppgifter ser ut. Detta gör du genom att skapa en ny mall i Word. Funktionen hittar du under Skoladmin > Nya konton > Redigera mall. Mallen laddar du hem i Microsoft Word format. Uppdatera text och bilder i mallen och ladda därefter upp den igen i Vklass.
Observera att fälten «Name», «Username», «Password», «Classname» och «E-mail» inte får tas bort eller ändras.
Viktigt innan du skickar eBrev!
Posten har speciella regler för hur en sida eBrev får se ut. Det innebär att den mall som du lägger upp för dessa utskick exakt måste följa Postens riktlinjer. Om den inte gör det kommer de med stor sannolikhet klippa bort bilder och text från sidan och risken finns då att lösenord, användarnamn eller annan viktig information faller bort.
För att undvika att detta händer med hundratals brev till vårdnadshavare så kan man skicka ett ”testbrev”. Under Skoladmin > Nya konton > Redigera mall finns en knapp ”Provskicka inloggningsuppgifter”. Klicka där, välj vilken typ av brev du vill skicka Elev, Lärare eller (vanligast) Vårdnadshavare. Fyll i adressuppgifter som testbrevet ska skickas till och klicka på Skicka. Ett brev kommer nu komma till den angivna adressen och du kan kontrollera att din mall fungerar.
Postens riktlinjer kan även läsas här: http://eskicka.com/c/ebrevwebb_hjalp
Vanliga frågor
Elever, klasser och grupper kommer in i Vklass tidigast 10 dagar innan start om du synkroniserar mot Extens/Procapita. Elever, lärare och vårdnadshavare kan även haft konto tidigare i Vklass och ska då använda de inloggningsuppgifter de har sedan tidigare.