Vklass rekommendation måste alltid vara att ni inte ska ha några personer med skyddad identitet i något datasystem. Varken i elevregistret, Vklass eller bibliotekets lånesystem. Finns mer info om det hos Datainspektionen.
Om ni ändå väljer att göra en riskbedömning och sedan hantera det så gör man på olika kommuner/skolor olika;
En elev kan ha olika nivåer av skydd. Kommunen/skolan väljer ibland att lägga in eleven med personnummer och förnamn + efternamn, men ingen adress eller telefonnummer. Man ser till att först få godkännande från elev och vårdnadshavare och tycker då att man skyddat eleven tillräckligt.
Ett fiktivt namn och personnummer händer ibland också. Men då ska man veta att man ställer ett krav på alla andra elever och lärare att aldrig någonsin i en kommentar, chatt, meddelande eller på annat sätt råka benämna den där fiktiva eleven med dess riktiga namn. Kan man ställa det kravet? Observera att det inte är tillåtet att hitta på personnummer som ser riktiga ut. Dessa kan tillhöra någon annan. Fiktiva personnummer bör alltid vara såkallade TF-nummer (ååmmdd-TFnn).
Om man har ett elevregister på skolan (Extens/Procapita el. dyl.) så registrerar man ibland dessa elever direkt i Vklass och ibland gör man det i elevregistret. Detta är olika. Om man nu trots allt ska registrera dem anser vi man lika gärna kan göra det i elevregistret så man håller all administration där.
I de fall man inte lägger in eleverna så får man hantera informationsflödet till dem via papper.
Kontakta din kundansvarige på Vklass för en vidare diskussion kring er hantering av detta.