En ledighetsansökan kan befinna sig i tre olika lägen:
Beviljad
Nekad
Återkallad
Funktionen ledighetsansökan uppdateras i V2 (Nya Vklass) med nedan förändringar:
Klasslärare/Rektor
Tillhör en klasslärare eller rektor flera skolor så visas en meny där användaren först kan välja skola. Efter att användaren valt skola så listas klasserna. Efter att en klass har valts så visas ledighetsansökningarna från föregående termins start fram till dagens datum.
En klasslärare ser dom klasser som användaren är klasslärare för och en klasslärare ser alla ansökningar för den valda klassen.
En klasslärare har möjlighet att skapa en ansökan för en elev.
Efter att en rektor valt klass så ser denna dom ansökningar som antingen är besvarade eller skickade till rektor för beslut. En rektor ser samtliga klasser på skolan och en rektor har även möjlighet att se samtliga ledighetsansökningar på en skola.
Detaljerad vy
Klickar en klasslärare eller rektor in på en ledighetsansökan, genom att klicka på datumperioden, så visas en detaljerad vy. Där ses information om den aktuella ansökan, aktuella händelser under ledighetsperioden samt en lista över tidigare ansökningar för eleven på skolan. Dom aktuella händelserna som visas är kalenderhändelser samt prov och uppgifter.
Bevilja eller avslå ansökan
En klasslärare kan välja att bevilja eller avslå en ansökan. Klassläraren kan ange en motivering till beslutet, men detta är valfritt. Är ansökan skickad till rektor så kan klassläraren ej bevilja eller avslå en ansökan.
Överstiger en ansökan det antalet dagar som en klasslärare har rätt att bevilja eller avslå en ansökan för, då skickas denna vidare till rektor. Innan en klasslärare har möjlighet att skicka en ansökan vidare till rektor, så behöver läraren ange om denna anser bevilja eller neka ansökan (tillstyrker eller avstyrker). En klasslärare kan också skicka vidare en ansökan till rektor även om denna är inom ovan antal dagar.
Antalet dagar som en klasslärare har rätt att hantera en ledighetsansökan ställs in av en administratör i V1 (gamla Vklass): Skoladmin/Skolan/(Välj skola)/Övrigt/Ledighetsansökan/Inställningar för ledighetsansökan.
När ansökan skickats till rektor så skickas ett e-postmeddelande ut till dom rektorer som ligger angivna som kontaktpersoner på skolan med rollen rektor.
Dessa kontaktpersoner ställs in av en administratör genom att gå in på: Skoladmin/Skolan/(Välj skola)/Övrigt/Kontaktinformation
Under denna meny finns två flikar: Den flik som är förvald visar aktuella kontaktpersoner på skolan. Klickar man på fliken Lägg till kontaktuppgift så kan ytterligare kontaktpersoner läggas till.
Notis: Om ni vill ange en ny kontaktperson så använda rullistan ”Koppla användare i Vklass (Valfritt) Välj användare”. Detta säkerställer att kopplingen blir korrekt.
Ansökningar skickade till rektor
På samma vis som för klasslärare så besvarar rektor ansökan genom att bevilja eller neka denna. Rektor kan ange en motivering till beslutet men det är valfritt.
På samma vis som vid hantering av klasslärare så skickas e-postmeddelande, push-notiser ut och vid beviljad ansökan så skapas frånvaro för eleven.
En rektor har möjlighet att återkalla/ångra en elevs beviljade ansökan. Om det angetts en tidigare motivering till det tidigare beslutet gällande ansökan så kan rektor redigera denna motivering.
När en rektor återkallar en ansökan så justeras elevens frånvaro. Det skickas även notiser och e-postmeddelanden till berörda användare. Det skickas även ut ett e-postmeddelande till elevens mentorer.
Elev
Det sker en förändring i gränssnittet för elever, Frånvaro och ledighet i vänstermenyn uppdateras. Denna del av menyn kommer att ha tre flikar:
Frånvaroanmälan
Närvarorapport
Ledighetsansökan
Under fliken Ledighetsansökan visas en lista med elevens registrerade ledighetsansökningar. Dom ansökningar som visas, är elevens registrerade ledighetsansökningar från föregående termins start fram till dagen datum.
Listan innehåller följande kolumner: Period, antal dagar och status. Klickar man på en rad i denna lista så expanderas raden och anledningen till ledigheten visas. Vid besvarad ansökan visas även motivering för beslutet.
Om en elev är myndig
Då visas, överst i vyn, ett formulär för att skicka in en ledighetsansökan. Formuläret innehåller start- och slutdatum samt ett fält där eleven skriver in anledningen till ansökan.
Vårdnadshavare
När vårdnadshavare gör en ansökan om ledighet så visas ej barn som endast går i förskola eller fritids som alternativ att skapa en ansökan för.
Utskick av notiser
Klasslärare hanterar ansökan:
När ansökan besvarats, skall notis genereras till kopplade vårdnadshavare med info om vilket barn ledighetsansökan gäller. Om det är eleven som skapat ansökan skickas en notis även till eleven. Vårdnadshavare får även ett e-postmeddelande.
Vårdnadshavare skapar ansökan:
När du skickar in en ledighetsansökan kommer en bekräftelse på ansökan att skickas per e-post till övriga vårdnadshavare för ditt barn. När skolan beviljar/avslår er ansökan kommer båda vårdnadshavarna få detta bekräftat per e-post.
Myndig elev skapar ansökan:
Generering av notiser och e-postmeddelanden skall ske på samma sätt som sker när en vårdnadshavare skapar ansökan.