Att hålla användarregistret rent och uppdaterat är en viktig del i skolans administrativa arbete. I Vklass finns verktyg för att hantera användarkonton på ett säkert sätt, oavsett om det handlar om att städa upp dubbletter eller hantera känsliga personuppgifter. Denna artikel guidar dig genom funktionerna för att radera och slå ihop användare.
Varför behöver vi radera eller slå ihop konton?
Syftet med dessa funktioner är främst att ge skolan kontroll över sina användardata och säkerställa att integritetskrav, såsom GDPR, efterlevs.
- Ta bor användare: Används för att permanent ta bort konton som inte längre ska finnas i systemet. Det är särskilt viktigt för att minimera åtkomsten till känsliga personuppgifter, till exempel vid hantering av aliasuppgifter för personer med skyddad identitet.
- Slå ihop användare: Används när en person har fått flera konton i Vklass (dubbletter). Genom att slå ihop kontona flyttas all historisk data och dokumentation till ett och samma målkonto, vilket skapar kontinuitet för både eleven och läraren.
Vem kan utföra dessa åtgärder?
Dessa funktioner är exklusiva för rollen Organisationsadministratör (org-admin). Lärare, elever eller vårdnadshavare kan inte själva radera eller slå ihop konton, utan behöver vända sig till sin lokala administratör vid behov.
Så här gör du (för org-admin)
Navigation
Du hittar verktygen i Vklass Admin (V2) under menyn:
Skoladmin > Användare > Användarhantering.
Här finns två flikar: en för att radera och en för att slå ihop konton.
1. Radera en användare
När du raderar ett konto tas all kopplad data bort permanent.
- Sök fram användaren med namn eller personnummer.
- Klicka på ”Välj” för att se detaljer om kontot.
- För att säkerställa att inga misstag sker måste du bekräfta genom att markera en kryssruta och skriva ordet RADERA i ett textfält innan åtgärden kan genomföras.
Observera: Om en användare är kopplad till andra organisationer som du inte är administratör för, kan du inte radera kontot själv utan behöver kontakta Vklass support.
2. Slå ihop två konton
Detta är den rekommenderade metoden när en användare har fått ett nytt konto men vill behålla sin historik.
- Välj först dubblettkonto (det konto data ska flyttas från).
- Välj sedan målkontot (det konto som ska behållas).
- Systemet kontrollerar att båda kontona har samma roller (t.ex. att båda är elevkonton).
- Bekräfta genom att skriva SLÅ IHOP.
All data från dublettkontot flyttas nu till målkontot, och dubletten raderas.
Praktiska användningsfall
- Från skyddad till öppen identitet: En elev som tidigare haft skyddad identitet (och därmed ett aliaskonto) får sin identitet röjd. Administratören skapar eller synkroniserar in det riktiga kontot och slår ihop det med det gamla aliaskontot så att elevens arbeten och omdömen följer med.
- Manuellt skapade konton: Om en lärare skapats manuellt innan en automatisk synkronisering från kommunens personalsystem hunnit köras, kan dessa två konton slås ihop för att undvika förvirring.
- Radering vid skyddad identitet: Vklass rekommenderar att konton med skyddad identitet raderas så snart de inte längre behövs för att maximera säkerheten kring dessa personuppgifter.
Säkerhet och uppföljning
Varje gång ett konto raderas eller slås ihop loggas åtgärden. Som org-admin kan du se en åtgärdslogg under de senaste 90 dagarna för att se vem som utfört en handling och vid vilken tidpunkt.
Behöver du mer hjälp?
Kontakta Vklass Support om du stöter på konton med kopplingar till flera organisationer som du inte kan hantera själv.