Elevmappen i Vklass är en central plats för att säkert lagra och dela dokument som rör enskilda elever. Syftet med mappen är att skapa en trygg miljö där lärare, elever och vårdnadshavare kan kommunicera kring pedagogiska dokument och beslut, samtidigt som känslig information skyddas genom strikt behörighetsstyrning.
Vad är Elevmappen?
Elevmappen fungerar som ett digitalt filarkiv kopplat till elevens profil. Den är uppdelad för att säkerställa att rätt person ser rätt information:
- Mapp för Personal: Här lagras dokument som endast skolans personal har tillgång till, exempelvis interna anteckningar.
- Mapp för Elev och Vårdnadshavare: Här delas dokument som är relevanta för hemmet. Inom denna mapp kan personalen styra om ett dokument ska vara synligt för både elev och vårdnadshavare, eller enbart för vårdnadshavaren.
Om en elev är aktiv på flera enheter (t.ex. både i en skola och i en kulturskola eller vid skolsamverkan) är mappen tydligt uppdelad per enhet. Personal ser endast de dokument som hör till den egna enheten, medan elever och vårdnadshavare ser dokument från alla sina kopplade enheter.
Automatisk delning av beslut (Särskilt stöd)
En viktiga funktion i elevmappen är integrationen med modulen för Särskilt stöd. Skolan kan ställa in att beslutsdokument (som åtgärdsprogram) automatiskt ska kopieras till elevens mapp efter ett visst antal dagar (mellan 1 och 30 dagar).
- Fördröjning: Detta görs för att säkerställa att vårdnadshavare hinner få det fysiska beslutet innan det dyker upp digitalt.
- Åldersgräns: För att värna om elevens integritet visas beslut om särskilt stöd för eleven först från och med 16 års ålder. Vårdnadshavare har tillgång till dessa dokument oavsett elevens ålder.
Vem ser vad?
Behörigheten i mappen styrs av roll och inställningar:
- Lärare och Mentorer: Kan ladda upp, döpa om och radera dokument samt skapa mappar. De har tillgång till både personalmappen och mappen för elev/vårdnadshavare inom sin enhet.
- Elever: Kan läsa dokument i mappen ”Elev och vårdnadshavare” som läraren markerat som synliga för dem. Elever kan inte ladda upp eller radera filer själva.
- Vårdnadshavare: Kan läsa alla dokument i mappen ”Elev och vårdnadshavare”, inklusive de som läraren valt att dölja för eleven. Precis som eleverna kan de endast läsa, inte redigera eller ta bort filer.
- Rektorer och Administratörer: Har full tillgång till alla delar av elevens mapp inom sin enhet för att kunna ge stöd och överblick.
För Lärare och Mentorer
När du laddar upp ett dokument i mappen ”Elev och vårdnadshavare”, tänk på att använda dropdown-menyn för synlighet. Om du exempelvis laddar upp en individuell studieplan som även innehåller känsliga anteckningar för hemmet, kan du välja att göra den synlig ”Enbart för vårdnadshavare” om eleven är ung.
För Skoladministratörer
Du aktiverar elevmappen under Skoladmin. Här ställer du även in om automatiska beslut från Särskilt stöd ska delas och hur många dagars fördröjning som ska gälla.
För Elever och Vårdnadshavare
Du hittar elevmappen via elevens profil eller studieöversikt. Här samlas viktiga beslut och dokument på ett ställe, vilket gör det enkelt att följa elevens utveckling och beslutade insatser över tid.