Vklass kan synkroniseras med Skola24/NovaSchem antingen i Vklass genom en filuppladdning eller med automatisk daglig överföring från Skola24.
Automatisk överföring från Skola24
Vklass stödjer Skola24’s API Lektionsexport för automatisk hantering av synkronisering av lektioner till Vklass. Denna överföring av det publicerade schemat körs en gång per dygn, körningen körs under natten. För att sätta upp integrationen behöver Vklass få API-nycklar från Skola24. Kontakta er Vklassansvarig för mer information hur den automatiska överföringen sätts upp.
Första gången schemat synkroniseras till Vklass
Normalt tar en synkronisering ca 30 sekunder till en minut. Den automatiska överföringen körs på natten. Första gången en ny schemasynk görs kan jobbet ta betydligt längre tid. Detta på grund av att det första gången är många lektioner som ska skrivas till Vklass databas. Ha därför tålamod om schemasynkroniseringen bara ”står och tuggar” i början av terminen.
Observera att en ”omsynkning utan spärrar” måste göras vid läsårsstart eller när man startar med Vklass. Kryssa i rutan ”Omsynkning utan spärrar” och klickar på ”Synkronisera”.
Vad gör jag om mina lektioner inte syns? Detta kan bero på många olika saker. Vi rekommenderar att använda våra felsökningsverktyg för att lättare hitta vad som kan vara fel i schemafilen eller i ert elevregister.
Hur lång tid framåt och bakåt synkroniseras schemat
Oavsett om du använder API eller laddar upp en schemafil så är det samma inställningar för hur långt bakåt och framåt som schemat synkroniseras. Det är för att du ska kunna använda båda metoderna samtidigt.
De inställningar som beskrivs nedan är gjorda i samråd med Skola24. Det är många skolor som synkroniseras schemat och skulle vi t.ex. alltid synkronisera hela läsåret blir det mycket data som skall skickas varje gång. Vi vill inte överbelasta API:et hos Skola24.
Vi synkroniserar alltid schemat 10 dagar bakåt i tiden. Observera att bakåt i tiden så ändras enbart lektioner som inte är närvaroförda.
Hur lång tid framåt i tiden vi synkroniserar lektioner beror på tid på året. Vi synkroniserar alltid hela den termin som man är i. Dvs synkroniserar du schemat i augusti kommer vi synkronisera schemat fram till den 31 dec. Är du i januari synkroniserar vi schemat fram till den 31 juli.
För månaderna november, december används en annan inställning för att även vårterminens lektioner skall tas med. Istället för att synkronisera fram till 31 december används dagens datum + 5 månader. Dvs startar du en synkronisering den 15 november då synkroniserar den lektioner fram till 15 april.
Bakåt
-10 dagar från synkroniseringsdatum.
Framåt
Beror på vilken månad man är i.
Jan, feb, mars, april, maj, juni, juli
Fram till 31 juli.
Aug, sep, okt
Fram till 31 dec.
Nov, dec
+ 5 månader från dagens datum.
Plus och minus-elever i schemat
Om ni använder Skola24 och schemalägger på elevnivå så finns stöd för plus och minus elever på lektioner. Dvs man kan lägga till eller ta bort en elev från ett lektionspass på en lektion så att de finns med eller tas bort i närvarolistorna. Denna fungerar både för skolor som laddar upp schemafiler samt de som har en automatisk överföring av schemat. Användning av plus och minus funktionen måste aktiveras av Vklass. Det är inte som standard påslaget.
När en elev är borttagen på ett pass så ser inte eleven den schemapositionen i sitt eget schema. När en elev är tillagd till ett pass där eleven inte är med i undervisningsgruppen så är det enbart synligt för läraren i närvarolistan. Lektionen syns inte i för eleven i hens schema.
Plus och minus elever fungerar enbart på lektioner där undervisningsgrupper på lektionen läggs till radvis inte om man anger det komma separerat i Schema24.
Viktigt med synkronisering av elever mellan skoladministrativt system och Skola24
Det API som Vklass använder från Skola24 ger oss bara en lista med elever som ska ha lektionen. Vi får således inte en lista på vilka elever som är tillagda eller borttagna från lektionen. Det vi gör vid synkronisering är att jämföra listan med elever mot de elever som finns i undervisningsgruppen i Vklass (Synkroniserat från Skoladministrativa systemet) Med listan på elever som ska ha lektionen. Därifrån kan vi då räkna fram vilka elever som skall läggas till eller tas bort från lektionspasset.
Exempel: Om man tar bort en elev i det skoladministrativa systemet från en undervisningsgrupp och inte har denna information synkroniserad med Skola24 så kommer eleven fortfarande att se lektionspasset eftersom schemaläggningsprogrammet skickar en lista där eleven ska ha lektionen. Eleven läggs då som en plus elev på lektionspasset. Förändringar av elever i undervisningsgrupper måste därför alltid hanteras både i Skola24 och det skoladministrativa systemet.
Positioner i schemat som inte är lektioner exempelvis lunch
Vklass synkroniserar alla positioner i schemat som kan matchas med en undervisningsgrupp i Vklass. Vill du t.ex. att lunch ska synas i schemat behöver således lunchpasset schemaläggas på en undervisningsgrupp som också finns i Vklass. Tipset är att skapa en undervisningsgrupp för klassen som man schemalägger lunch och andra aktiviteter som inte är lektioner. Om ni använder Edlevo eller Procapita döp inte undervisningsgruppen till samma namn som klassen för då kan det krocka med klassaktiviteter för ämnen.
Om lunchpasset har kurskod lunch så ställer Vklass in att lektionen inte kan närvaroföras. Det finns också en inställning under skolkonfiguration om lunchtider ska importeras eller ej.
Klassaktiviteter i Edlevo/Procapita
Om man använder Edlevo eller Procapita finns något som kallas klassaktiviteter. Då kan man ange att klass 6A ska läsa Svenska istället för att göra en undervisningsgrupp för 6A svenska. När vi synkroniserar klassaktiviteter från Edlevo/Procapita läser vi in klassaktiviteten som en undervisningsgrupp. I fallet ovan med 6A Svenska så får undervisningsgruppen namnet KLA.6A 22/23_SV. I schemat kan du schemalägga på det undervisningsgruppsnamnet men det går också bra att schemalägga på Klass och ämne så parar vi ihop lektionen med den av Vklass skapade undervisningsgruppen.
Om man använder API:erna från Tieto och inte Vklass egna integration så stödjs även gruppaktiviteter. Dvs att man på en undervisningsgrupp kan koppla olika ämnen. Läs mer om det här: https://support.vklass.se/knowledge-base/synkronisering-procapita/
Exportera databasfil från Skola24
I Skola24: Öppna din schemafil och använda Spara som för att spara i Access-format (.mdb). Spara filen någonstans på datorn. T.ex. på skrivbordet. Observera! Eventuellt behöver du hämta hem programmet DA0 3.51 ifrån Skola24:s hemsida och installera den först innan du kan spara schemafilen i .mdb-format.
I Skola24 exporterar du ditt schema till MDB. Detta brukar kallas ”Export till Extens” i Schema24.
För exakt info om hur båda dessa exporter går till hänvisas till Nova Software.
Ladda upp filen i Vklass
För att starta en synkning med Vklass loggar du in i Vklass. Endast administratörer i Vklass kan göra detta.
Klicka på Skoladmin. Klicka på menyalternativet Synkronisering. Välj sedan fliken NovaSchem.
Klicka på knappen Klicka här för att välja fil. Välj den .mdb-fil du nyss sparat och klicka på Öppna. Uppladdningen kan ta ett litet tag. När den är klar så har du synkroniserat Vklass med Skola24!
Lektionsinformation
I Vklass kan lärare skriva lektionsinformation på individuella lektioner. Det kan användas till kortare lektionsplanering till att skriva påminnelser för eleverna.
Vi rekommenderar inte att lärare skriver långa texter i lektionsinformation eller att man gör det mer än en vecka framåt. Detta eftersom om lektionen flyttas i Skola24 kommer lärarens lektionsinformation att raderas.
Vklass kan inte se genom API:et eller om schemafil används om en lektion flyttas och bara uppdatera datum och tiden på lektionen. Dvs om man har en lektion som ligger på torsdagar kl 9-10. Om schemaläggaren ändrar starttiden till 9.10 då kommer det uppfattas vid synkroniseringen som att det är en ny lektion och den lektionen som ligger i Vklass kommer tas bort och en ny lektion läggs till.