Vad synkroniseras från elevregistret?

1. Alla användare synkroniseras till Vklass

Vklass kontrollerar baserat på personnummer om användaren redan finns i systemet.

• Finns användaren så uppdateras eventuellt ändrad information om personen.
• Finns det inte någon användare med det personnumret så skapas en ny användare i Vklass.

För att byta personnummer på en användare måste det göras i rätt ordning.

Ändras all information?

Alla personuppgifter om användaren som normalt finns i elevregistret uppdateras även i Vklass. Alla personuppgifter skall alltså alltid ändras i elevregistret.

Undantaget som bekräftar regeln är e-post och mobilnummer. Dessa synkroniseras från elevregistret om de inte redan finns i Vklass. Så fort de finns i Vklass kan användarna själva uppdateras dessa uppgifter utan att de skrivs över vid nästa synkronisering. Om mobilnummer eller e-post tas bort från Vklass, men fortfarande finns i elevregistret kommer de återigen synkroniseras över. För att helt ta bort mobilnummer eller e-post från en användare måste de således tas bort både i Vklass och i elevregistret.

Ta bort användare

Det finns flera sätt att ta bort en användare i elevregistret eller utesluta en användare ur synkroniseringen. Det kan ske t.ex. genom att ett slutdatum sätts på användaren, att användaren sätts som ”Ej aktiv” eller genom att flytta användaren till en avgångsenhet. Det är olika i olika elevregister och olika kunder.

När användare tas bort, eller ”avslutas”, i elevregistret så försvinner alla kopplingar till skolan för dem även i Vklass. Användarna kommer dock finnas kvar i Vklass så att de kan logga in för att komma åt sina personliga filer och resultat. Framförallt finns de kvar för att skolan skall kunna spåra gammal arkiverad data som betyg, närvaro etc.

Detta gör även att om man av misstag tar bort en elev från skolan i elevregistret, kommer inte den elevens filer och resultat att försvinna för alltid. Det är bara att lägga till eleven i elevregistret igen så återfås allt vid nästa synkronisering. Detsamma gäller elever & personal som byter skola. Historiken från tidigare skolan finns kvar.

Användare kopplade till flera skolor

Detta fungerar generellt sett precis som vanligt. Användaren kommer väl inne i Vklass att få möjlighet att välja vilken skola han/hon vill se eller skapa information för, där det är relevant. Användarens nyhetsflöde kommer fyllas med nyheter från alla skolor han/hon är kopplad till.

För lärare gäller dock att lärarsignaturen måste vara densamma på alla de skolor läraren är kopplad till. Detta då lärarsignaturen används vid schema och gruppkopplingar.

Observera att en skola i Vklass inte alltid motsvaras av bara en enhet i ert elevregister. En skola i Vklass kan synkroniseras från flera enheter och då måste information som t.ex. lärarsignatur stämma överens på alla enheter som är kopplade till skolan för att allt ska fungera som förväntat.

2. Alla klasser och undervisningsgrupper/kurser synkroniseras

Klasser (avdelningar i förskola/fritids)

Klasser i skola och avdelningar i förskola/fritids är samma sak i Vklass. Dessa hämtas med automatik från elevregistret.

Kommatecken (”,”) är inte tillåtna i namnet på klassen/avdelningen. Om man har ett kommatecken i namnet på en klass/avdelning kommer det orsaka att elever och lärare inte kan knytas till den.

Namnet på klassen/avdelningen är den unika nyckeln. Om man vill byta namn på en klass/avdelning så måste det göras i följande ordning för att undvika att data förloras:

1. Byt namnet i Vklass
2. Byt namnet i elevregistret
3. Start- och slutdatum skall vara samma i Vklass och elveregistret.
4. Synkronisera.

Undervisningsgrupper/kurser

Vklass letar upp alla grupper som är upplagda i elevregistret baserat på deras namn (gruppbeteckning/undervisningsgruppsnamn) som unik nyckel.

Vid synkronisering med Vklass gäller att grupper skapas baserat på elevernas start- och slutdatum i de grupper de ingår i. En grupp börjar alltså på det tidigaste startdatumet som är satt på en elev som är deltagare i gruppen. Gruppen slutar det senaste slutdatum som är satt på en elev som är deltagare i gruppen.

Unika gruppnamn (gruppbeteckningar) – men ”läsbara”!

Gruppnamn helst alltid vara unika. D.v.s. de bör innehålla år och termin eller liknande för att unikt identifiera att det är en ny grupp. Om detta inte görs kommer gammalt innehåll i gruppen finnas kvar i Vklass, trots att eleverna bytts ut. Problemet med det blir att de elever som tidigare deltog i gruppen inte kommer kunna komma åt t.ex. sina resultat och inlämningsuppgifter, då de ju inte längre är deltagare i gruppen.

Gruppnamnen man anger bör även vara ”läsbara”. Detta för att alla lärare i Vklass kommer se gruppnamnet och bör kunna tyda vad det står för. För att lättare kunna identifiera sin grupp. Ett exempel (inte nödvändigtvis det bästa) kan vara:

”N15A/SVESVE01/2016-1”
KLASS/KURS/ÅR-TERMIN

Gamla grupper

Gamla grupper finns alltid kvar i Vklass under ”Mina kurser/ämnen” och knappen ”Gamla kurser/grupper”. Där kan tidigare inlämningsuppgifter, filer, prov och resultat hittas.

Procapita: Ämnen/kurser kopplade till klass

I Procapita finns möjlighet att koppla en klass direkt till ett ämne och en lärare, utan att egentligen skapa en grupp.

Detta görs i Procapita på lärarens aktiviteter, där man skapar en aktivitet för en klass och ett ämne. För att Vklass ska kunna hantera dessa skapas ett gruppnamn när de importeras enligt modellen ”KLA.__X_XXX_XX/XX”. Detta behöver inte användas vid schemaläggningen utan i Novaschem så kan man sedan koppla en lektion till klassens namn samt ämnet, och Vklass kommer automatiskt känna igen detta.

Läs mer om Procapita här.

TED: Ämnen/kurser kopplade till klass

I TED finns möjlighet att koppla en klass direkt till ett ämne och en lärare, utan att egentligen skapa en grupp.

Namngivningsreglarna i TED för ämnesgrupper följer dessa riktlinjer.

1. Om det är en klassaktivitet (ämne eller kurs) så blir namnet; 

KLA.{​​​​klassnamn}​​​​_{​​​​ämneskod}

2. Om det är en ämnesaktivitet (grundskola) på en undervisningsgrupp så blir namnet; 

{​​​​gruppnamn}​​​​__{​​​​ämneskod}

3. Om det är en kursaktivitet på en undervisningsgrupp där enbart en aktivitet ligger på gruppen blir namnen;

{​​​​gruppnamn}

4. Om det är en kursaktivitet på en undervisningsgrupp där fler än 1 aktivitet ligger på gruppen blir namnet;

{​​​​gruppnamn}​​​​__{​​​​kurskod}

3. Kopplingar elev – lärare – klass – undervisningsgrupp

Efter att alla undervisningsgrupper, klasser och användare synkroniserats in i Vklass skapas alla kopplingar dem emellan.

Elever i klass & undervisningsgrupp

Elever kopplas till grupper och baserat på start- och slutdatum. Elever kan även sättas som ”aktiva” eller ”inaktiva” samt att det i elevregistret ofta finns en funktion för ”avbrottsdatum”. Allt detta påverkar hur eleverna synkroniseras in i grupper och klasser.

Lärare i klass & undervisningsgrupp

Lärare kopplas till grupper baserat på sin signatur i elevregistret. Om en lärare är kopplad till flera skolor/enheter och har olika signatur registrerad på de olika enheterna så kan problem uppstå i kopplingen till grupper. Lärarens signatur i Vklass blir densamma som på den enhet som synkroniserades sist. Lärare som arbetar på flera skolor måste alltså ha samma signatur på alla skolorna.

Observera att en skola i Vklass inte alltid motsvaras av bara en enhet i ert elevregister. En skola i Vklass kan synkroniseras från flera enheter och då måste information som t.ex. lärarsignatur stämma överens på alla enheter som är kopplade till skolan för att allt ska fungera som förväntat.

Mentorsgrupper

I elevregistret finns flera olika sätt att konstruera mentorsgrupper. Detta brukar skilja sig åt på olika skolor och därför måste skolan tillsammans med Vklass besluta om hur detta ska ske.

4. Kopplingar undervisningsgrupp – klass – schema

Den koppling i synkroniseringen som oftast är svårast att hantera är den mellan schemat och elevregistret. Hur man synkar in schema från Skola24, läs mer här.

Synkronisering undervisningsgrupp – schema

Detta är det vanligaste och det som Vklass i första hand kontrollerar i synkroniseringen. Grundläggande att-tänka-på:

1. Gruppnamnet (gruppbeteckningen) måste vara EXAKT samma i schemaprogrammet och i elevregistret. Alla stora/små bokstäver, specialtecken, mellanslag, etc. måste stämma.
2. Lärarsignaturen måste vara EXAKT samma i schemaprogrammet och i elevregistret.

Synkronisering klass – schema

Det är även möjligt att synkronisera in ett schema baserat på klass. D.v.s. om man i schemaprogrammet skriver klassens namn i grupp/klass-fältet. Dock förutsätter det att:

• Klassnamnet stämmer EXAKT överens med klassnamnet i elevregistret
• Lärarsignaturen stämmer EXAKT överens med signaturen i elevregistret
• Det finns en undervisningsgrupp med EXAKT samma ämneskod som är angiven i schemat.
• Eleverna i undervisningsgruppen ENDAST går i den angivna klassen. Detta fungerar alltså inte om man blandar elever från olika klasser i undervisningsgruppen.

Observera! Detta är särskilt viktigt om skolan använder Procapita och där man kopplar ett ämne direkt till en klass i läraraktivitet, eftersom Vklass då genererar egna gruppnamn vid importen.

Lärare på flera skolor

Om en lärare arbetar på flera skolor är det vanligt att läraren har olika lärarsignatur på de olika skolorna. Detta kan orsaka problem med schemat såsom att lektioner inte visas eller att läraren får in lektioner från andra lärare i sitt schema. Detta gäller även lärarens koppling till undervisningsgrupper.

Har man en lärare som arbetar på flera skolor i organisationen måste man se till att lärarsignaturen är densamma, och unik, över alla skolor.

Observera att en skola i Vklass inte alltid motsvaras av bara en enhet i ert elevregister. En skola i Vklass kan synkroniseras från flera enheter och då måste information som t.ex. lärarsignatur stämma överens på alla enheter som är kopplade till skolan för att allt ska fungera som förväntat.

Annat som ibland hämtas

Det finns en mängd specialanpassningar av synken mellan Vklass och olika skolors elevregister. Annat som ofta hämtas är:

• Studieplaner i gymnasieskolan
• Google Apps konton
• Användarnamn från AD