Denna artikel beskriver funktioner i modulen Överlämningar samt hur detta stöds för elever som byter grundskola eller som går från grundskolan till gymnasiet. För överlämningar mellan förskolor samt från förskola till förskoleklass, läs mer här.
För organisationer med modulen aktiverad nås den via menyvalet Överlämningar. Där har förskolor och grundskolor möjlighet att skapa överlämningar för barn/elever som ska gå vidare till en annan skolenhet i organisationen. I steg två kan mottagande skola ta del av informationen och återkoppla tillbaka. Den stora fördelen med modulen är att Vklass sorterar och rättighetsstyr överlämningarna baserat på elevens nya skol- och klasstillhörighet. Det gör att den personal på skolan som skapar överlämningar inte behöver kontakta flertalet skolor och nya mentorer separat.
Skapa överlämningar för hela klasser
Enheter som skapar överlämningar kan till exempel vara en F-6 skola där eleverna ska börja på olika högstadieklasser eller ett högstadium som vill lämna över information till elevernas valda gymnasieskolor. För att skapa överlämningar behöver du ha en viss behörighet:
- Behörigheten SchoolPrinciple och SchoolstudentAdvisor kan snabbt skapa överlämningar för alla klasser på skolan. Det gör det smidigt att snabbt lämna över information för en stor mängd elever på en gång.
- Behörigheten SchoolTeacher kan skapa överlämningar till de klasser man är kopplad till.
Väl inne i modulen under fliken UTGÅENDE klickar du på den gröna ikonen och Skapa överlämningar. Välj den eller de klasser du vill skapa överlämningar för. Klicka sedan på Filtrera. Nu får du fram en lista på eleverna i de klasser du valt.
- I listan finns valet att markera alla för att snabbt skapa överlämningar.
- Alternativt väljer du enstaka elever från listan.
- Har det redan skapats överlämning framgår detta för respektive elev, dessa rader kan du inte klicka på när du skapar överlämningar.
- I listan kommer Vklass att visa om det finns extra anpassningar och åtgärdsprogram på eleven (förutsatt att dessa moduler används i Vklass). Alla extra anpassningar och beslutade åtgärder adderas till överlämningen i fulltext. Detaljer i kartläggning, utredning och bedömning följer inte med.
- När du har valt elever, klicka på Skapa överlämningar.
Observera att innan du skapar överlämningar för hela klasser, kan du längst ner på sidan även lägga in kontaktuppgifter. Till exempel telefonnummer och e-post för elevhälsoteamet på skolan eller mentorn i en klass. Detta steg kan du även göra i efterhand när du vill addera information i överlämningen för enskild elev.
Addera information i överlämningen för enskild elev
När överlämningar har skapats för hela klasser kan klasslärare, samt personal med högre behörighet, filtrera fram överlämningar för klasser via fliken UTGÅENDE. Efter filtrering, klicka på en elevs namn för att få elevens specifika sida.
Utöver extra anpassningar och åtgärder i fulltext innehåller elevens överlämningssida personuppgifter de senaste IUP-omdömena samt information från överlämnande skola. Vidare kan du komplettera överlämningen med att:
- inkludera närvarostatistik
- lägga till övriga anteckningar i fritextfältet
- bifoga filer
- klippa in länkar samt koppla till Google Drive eller Microsoft Drive
Slutligen kan du komplettera en elevs överlämningssida med dina kontaktuppgifter. Dessa uppgifter kommer synas för den mottagande skolan. Väljer du att markera Muntlig överlämning kan du även markera roll på den mottagande skolan som du önskar ska ta kontakt för den kompletterande muntliga överlämningen. Glöm inte att spara.
Automatiskt skapade överlämningar
Automatisk hantering av överlämningar för elever med F i slutbetyg eller ämne markerat med streck i betygskatalogen.
Funktionalitet säkerställer att överlämningar skapas och uppdateras för elever i grundskolan som lämnar sin skola med icke godkända slutbetyg (F) eller som fått markeringen streck (-) i betygskatalogen. Syftet är att underlätta för mottagande skola och lärare genom att samla relevant information direkt i överlämningen. Antingen genom att komplettera redan skapad överlämning eller automatiskt skapa överlämningen om ingen finns och lägga till lärarens kommentar som den skrivit när betygsregistreringen skedde.
Så fungerar det:
- Om en elev avslutar grundskolan med ett F eller streck i ett ämne, och det ännu inte finns en överlämning, skapas en sådan automatiskt.
- Lärarens bedömning som skrivs när eleven markeras med streck eller får ett F i betyg kopplas till överlämningens anteckningsfält. På så sätt samlas all information på ett överskådligt ställe. Betygen i respektive ämne syns sedan tidigare i alla överlämningar.
Fördelar:
- Säkerställer att inga elever med F eller streck missas i överlämningsprocessen.
- Effektiviserar lärarnas arbete genom att samla bedömningar på ett och samma ställe.
- Reducerar risken för manuella fel och dubbelarbete.
Varför skapas de automatiskt först efter 20 juli?
Överlämningsfunktionen aktiveras inte förrän efter den 20 juli. Anledningen är dels att elever kan delta i sommarskola och då få nya slutbetyg. Om funktionen körs för tidigt riskerar vi att skapa överlämningar baserade på gamla betyg, vilket kan leda till felaktig eller inaktuell information.
Vi vill också ge skolorna möjlighet att själva skapa överlämningar i första hand. Då kan de lägga till annan relevant information samt välja den kontaktperson de anser mest lämplig.
När funktionen körs automatiskt väljs kontaktperson enligt följande logik:
- Klassföreståndare som hållit det senaste utvecklingssamtalet med eleven under föregående läsår
- Klassföreståndare som är kopplad till elevens senaste klass och satt flest slutbetyg på eleven.
- Klassföreståndare i elevens senaste klass. (Slumpat om flera)
- Finns ingen av ovanstående står det bara att överlämningen är automatiskt skapad.
På så sätt säkerställs att en korrekt och relevant kontaktperson sätts även när överlämningen skapas automatiskt.
Radera överlämningar
Om du behöver radera redan skapade överlämningar, välj då fliken UTGÅENDE, klicka på den gröna bollen och sedan Ta bort överlämningar. Du gör sedan på samma sätt när du skapar, alltså väljer skola och klasser. Sedan kan du markera en eller alla elever där du vill ta bort de överlämningar som du har skapat i Vklass. Observera att när eleverna redan bytt till den nya skolan kan du inte ta bort överlämningen i Vklass. Däremot kommer informationen i överlämningen att vara synlig i Vklass i totalt åtta månader innan den raderas permanent.
Rutiner för mottagande skola
När eleverna har bytt skola och kopplats till nya klasser kommer den mottagande skolan att se de överlämningar som skapats i systemet. Välj fliken INKOMMANDE och sedan skola (om du är kopplad till fler skolor) samt den klass eller klasser där du vill se den överlämnade informationen. Efter att du har klickat på Filtrera syns informationen i listan.
I listan syns eleverna du har filtrerat fram. I respektive kolumn syns det om det finns extra anpassningar, åtgärdsprogram samt om den överlämnande skolan markerat att de önskar en muntlig komplettering för en specifik elev. Klickar du på en elev får du fram samtlig information i den överlämning som har skapats, inklusive kontaktuppgifter till den person som önskat muntlig komplettering samt redan tillagd information, tex de senaste IUP-omdömen inklusive vem som skapat omdömet på den överlämnande skolan.
Förutom att den mottagande skolan ser överlämningen kan de också välja att markera rutan Återkopplad för att slutligen klicka på ÅTERKOPPLA. När det är gjort syns detta för den som har tagit emot överlämningen, men även skolan som skapade den utgående överlämningen får information när återkoppling är gjord.
Vem ser vad på mottagande skola
Vad ser rektor
- Allt
Vad ser StudentAdvisor
- Allt
Vad ser klasslärare
- Alla elever i sina klasser
Vad ser ämneslärare
- Alla elever i sina ämnesgrupper
Hur länge ligger en överlämning kvar
En överlämning som skapas ligger maximalt kvar i 11 månader från det att den skapades. Men det skiljer sig beroende på när du skapar överlämningen. Nedanstående tider anger hur länge en överlämning ligger kvar.
Överlämningar skapade i januari ligger kvar i 11 månader
Överlämningar skapade i februari ligger kvar i 10 månader.
Överlämningar skapade i mars ligger kvar i 9 månader.
Överlämningar skapade i övriga månader ligger kvar i 8 månader.
Övrig information
Vårdnadshavare och elever ser inte de överlämningar som skapas i Vklass. Undantaget gäller överlämningar från förskola till förskoleklass. Däremot ser de extra anpassningar som redan är dokumenterade samt frånvarostatistik på den skolan de är kopplade till.
De extra anpassningar som finns med i överlämningen kommer inte läggas in i den vanliga listan med extra anpassningar på den nya skolan. Det måste alltså läggas in igen om man önskar visa dessa extra anpassningar för nya undervisande lärare.
För generell information hur bedömingar följer eleven vid klass- och skolbyten, läs mer i denna artikel.